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Cómo organizar tu evento con éxito

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Fotografía: Álvaro Luis Hernández | Fotografía: Tenerife Moda y Gran Canaria Moda Cálida

En estos años como relaciones públicas, asesor de protocolo, blogger y comunicador, he tenido que trabajar continuamente en la organización de actos y sé de buena tinta que no es tarea fácil. Lo ideal, cuando te planteas realizar un evento, es contactar con un buen profesional, pero también es verdad que a veces no es posible hacerse con los servicios de un experto. Por tanto, te propongo unos pasos clave que te van a ayudar a organizarlo con éxito, porque es tu evento y no el del vecino. Por eso, es importante que te lo tomes muy en serio para que todos tus invitados se diviertan.

TENER MUY CLARA LA IDEA

Esta es la clave del éxito. Debes definir perfectamente cuáles son los objetivos que quieres conseguir. Para ello debes elaborar un documento en el que recojas qué quieres conseguir a corto, medio y largo plazo, y con qué material, espacio y personas cuentas para ello. Recuerda que ese documento será la guía principal de
todo tu plan, por eso, piénsalo muy bien.

LA FECHA, LA ELECCIÓN MÁS DIFÍCIL

Dependiendo del sector al que nos queramos dirigir, prestaremos especial atención a fiestas locales, a puentes o si el día que tienes planeado, en tu área de influencia, se va a celebrar un evento importante que tiraría por tierra tus planes. A mí me funciona muy bien y por tanto lo que aconsejo es que si tu público objetivo es local, hazlo entre semana. Pero si quieres un mayor alcance, deberás programarlo entre viernes por la tarde y sábado para asegurar un mayor éxito, porque debes de pensar en el traslado de tus asistentes y facilitarles todo tipo de información. Hablando de fechas. Te recuerdo que, en Canarias, existen dos grandes eventos de moda con proyección nacional e internacional que son la Feria Internacional de la Moda en Tenerife y la Swimwear Fashion Week en Gran Canaria. Dos eventos a los que no encuentro ninguna excusa posible por la que no debamos acudir. Se nota que me encanta el mundo de la moda, ¿verdad?

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ENCONTRAR EL LUGAR ADECUADO

Lo más inteligente es utilizar las instalaciones en las que tenemos el negocio para hacer el evento. Muchas veces esto no es posible, por tanto hay que plantearse otros lugares. Vital que la imagen del espacio se acerque al estilo que quieres transmitir de tu negocio. Existen restaurantes, salones de acto, galerías, edificios y centros sociales que pueden aportar un valor añadido a tu congreso. El diseño del espacio es fundamental y, en este tema, Canarias es un referente por su larga y destacada trayectoria en el ámbito del diseño de espacios que atraen las miradas de millones de turistas. Un sector fundamental en un mundo donde cada vez son más importante los espacios funcionales y de diseño.

ORGANIZACIÓN PERFECTA Y BUENOS PONENTES

Es importante que crees una escaleta donde se marquen los tiempos, quiénes van a actuar y en qué lugar. Tiene que ser realizable y fácilmente entendible. Un consejo: si no tienes experiencia, haz el acto lo más sencillo y elegante posible. La elección de los ponentes es vital para el éxito del acto. Porque aunque tú sepas mucho del producto que pretendes vender, sino tienes el don de la comunicación, no vale para nada todo el esfuerzo. Y siempre es más interesante que busques un prescriptor que te ayude a llegar a más gente y con mayor presencia. Pero también tú eres la imagen de esa empresa por eso es muy importante que cuides a la perfección tu outfit. Depende mucho del tipo de empresa, pero un valor seguro y con el que siempre acertarás, es buscar el estilo“bussines casual”.

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PRESUPUESTO

Un parte fundamental de todo evento que desees realizar, y que debes llevar a la perfección, es el presupuesto. Debes reflejar en todos los presupuestos conceptos como: el alquiler de la sala, el equipo técnico y humano, la comunicación, gasto de papelería e impresión, etc. Los gastos de los ponentes y dietas, dependiendo de lo que hayamos acordado previamente, podrían ser el costo del alojamiento y del viaje (en el caso que se tenga que trasladar), y la comida en el caso en el que nuestro congreso sea de un día entero o más. Recuerda que, desde el primer momento en que tu público entre al acto, se estará proyectando la imagen de tu empresa. La percepción y expectativas que los usuarios se formen es esencial para cautivar su atención. Tras terminar esta ardua tarea, donde te aseguro que te dejarás la piel y el alma, mi último consejo es que busques unos días para relajarte.Una buena opción es buscar un espacio donde te mimen y bajes las revoluciones de un corazón acelerado ante el estresante trabajo que has realizado. En cualquiera de nuestras islas encontrarás innumerables sitios que te ayudarán. Somos uno de los mejores destinos turísticos con lugares de gran belleza paisajística, cercano a zonas de baño o donde hacer rutas de ensueño y relajarte.

moda-canariasÁlvaro Luis Hernández
Relaciones Públicas, asesor de protocolo, bloguer “Ál & Other Stories”
Presidente de Asoc. Influencers y Bloggers de Canarias
(INBLOG Canarias)

 

 

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